2017年8月24日 星期四

會議紀錄要在24小時內完成,才能確保準確度!

會議紀錄要在24小時內完成,才能確保準確度!


今天得到的主題有
一、如何做好會議記錄?
二、回歸平均現象
三、領導力就是斷物與識人


@吃乾貨Review@
你身邊常會發現聽人話卻抓不到重點的人,讓他寫會議紀錄是很好的訓練工作,既要在短時間內抓到重點,又需要再花時間再整理和回想,認真去學習和反思,他一定可以撕下狀況外的標籤!


一、如何做好會議記錄?

當我打算要帶一個人時,一定會從讓他從會議紀錄開始,從中觀察和教導他快速抓住重點的輸入能力,以及有條有理整理思路的輸出能力,能做到吸收精華且釋放價值的人才有機會更上一層樓!

當然,初學者還是可以利用一些技巧彌補經驗的不足。關於做好會議記錄的要點整理如下。

要點一、會前準備:會前要先確認好這次會議的議題,根據議題進行重點記錄,千萬別做每個人發言的逐字稿,這種事錄音筆做得比你好,重點是做出一份會後大家都需要看的會議紀錄。

要點二、確保與會者達到共識:完成的會議紀錄可以先跟主要的議事人員確認內容,最終一份有意義的會議紀錄必須跟所有與會者確認共識。這種程序如果公司內部有系統那是最好的了,也避免記錄人員總是追不完全的尷尬,因為大部分的與會者抬頭都比他大。

要點三、會議記錄可以做為後續依據:當相關人員對專案有質疑時,可以容易從會議紀錄中找到關鍵證據,以快速釐清問題避免專案在內耗中延誤進度。

要點四、會議紀錄要在一天內完成:記憶會隨著時間過去而失真,務必在24小時內完成會議記錄的共識,才能確保內容的準確度。


二、回歸平均現象

關於平均數回歸(Regression towards the mean) 我想到在百貨公司發生衝動想買益智玩具給小孩的經驗。小孩第一次接觸到益智玩具時會覺得新鮮有趣,而且推銷人員一定會有很多勾引小孩興趣和成就感的手段,這時候父母就很容易落入虛榮的陷阱,再加上小孩會知道在這種情況下,表現出很有興趣的話就可以獲得玩具,因此就會給父母們有了花了這筆錢後,小孩就會變得更聰明的幻想,然後玩具回到了家裡後小孩根本沒耐心玩。

吃過幾次虧之後,對於小豆豆玩得很有趣的玩具我根本不放在心裡,只有每次小豆豆第一時間會跑去找的那個玩具,即使換了百貨公司他仍然想找看看這裡有沒有相同的玩具,這才是他真正朝思暮想的玩具。至於其他玩具他可能有看到時心血來潮玩一下就好,這樣長期訓練下來後,即使出門我都主動開出預算給小豆豆買玩具了,他會因為選不到想要的玩具而寧願空手回家,我是真的相信小豆豆只會花錢買想要的玩具,而不是到了賣玩具的地方一定要帶個玩具回家當垃圾。

最後再分享一篇關於益智遊戲的文章:腦力益智遊戲不會讓你變聰明!?


三、領導力就是斷物與識人

斷物>洞察力:領導者要能夠看清時代的趨勢,對未來事情的必然性有一個自己的信仰。企業的戰略好不好,其實取決於領導者的洞察力如何。

斷物>決斷力:領導者要有肩膀和勇氣作出決定,這包含你要決斷放權讓下級主管做決定,一定要真誠徹底不要扭捏作態,即便結果不滿意領導者也要對此表現負責,或者有勇氣面對結果令眾人滿意卻讓你略失光環,這時更不應該不明是非發脾氣。

識人>傳教士:這點要搞懂是“價值觀”輸出能力,而不是“專業技術”輸出能力。有些主管誤以為對團隊展現專業技術是在貢獻價值,這是在炫技、這是在跟團隊搶工作、這是在給團隊壓力,我覺得如果你是這類型主管的話,一定聽得懂我在說什麼,能不能帶著團隊前進,關鍵取決於你認不認錯、想不想改而已。

我再用白話說明一遍,你的團隊需要你的專業是用在“輔助”他們“解決問題”,而不是“取代”他們的解法,並傳遞一個“我行你不行”的感覺,而死命不改的弱能主管,正就是愛享受那種“我行你不行”的感覺,不是嗎?

識人>殺手:一個完美的創業者,不但要有願景,懂得管理,而且還能以身作則,帶兵打仗!

在戰略和執行這兩個問題上,很多創業公司容易犯的兩個錯誤:戰略問題被執行化、執行問題被戰略化。

戰略問題被執行化:明明是老大的戰略想得不清楚,還抱怨說團隊的執行力太差了。

執行問題被戰略化:明明是公司的執行力不行,卻以為是公司戰略出現了問題。

劉芹認為避免這兩個錯誤的方法很簡單,就是認真、誠實地面對問題。如果是戰略問題,就認真地討論戰略。如果是執行問題,可以換人,但是不要把兩個問題混為一談。

有很多領導者都把自己的工作計劃安排得很滿,讓自己看起來很忙,其實這是他們在回避戰略問題。

是不是戰略問題很好判斷,如果你們團隊詢問任何一個人都不知道組織的戰略是什麼,可是你們的老闆卻忙得不可開支,特別是當他偶爾有空看你兩眼時,通常這類迴避自己無法訂定戰略的領導者會有這兩種反應:

反應一、你們怎麼都沒做出什麼東西,不要等我啊~你們要能自己決定方向!

反應二、怎麼把事情做成這樣,為什麼做這個?為甚麼做那個?我怎麼都不知道,這跟我想要的都不一樣!

如果你們公司有膽小怕事的人,他們只敢等老闆下命令的,就會獲得第一種反應;如果你們公司有勇於衝鋒自我驅動的人,就很容易獲得第二種反應,當你們組織常發生以上兩種狀況,表示整個組織一定沒有清楚的戰略,甚至根本沒人知道戰略是啥,包含老闆在內。

轉載自:藍色小惡魔 - 魔窟《每天得到》

Della 丁噹:有一種勇氣叫放棄 Courage of Giving Up