2017年5月24日 星期三

要讓公司保持優勢,就別把員工的能力榨到一滴不剩!

要讓公司保持優勢,就別把員工的能力榨到一滴不剩!


今天得到的主題有
一、時間管理:怎樣給大腦開外掛?
二、高效工作的秘密?
三、高才低就未必沒前途!


@吃乾貨Review@
所謂勝任就是還要有餘力可以回顧已完成的工作,重新思考還有沒有更好的方法可以做得更完美!擠出餘力的方法,除了派任前預作保留外,還可以學會給大腦開外掛的技能,以及在任職期內提升工作效率。


一、時間管理:怎樣給大腦開外掛?

時間成本:如果花費“做這件事”相同的時間去做別的事情,可以獲得的收益,就是“做這件事”的時間成本。

大腦的第一個外掛、讓大腦用來思考,把記憶交給收集工具:這個外掛的口訣是「收集、處理、回顧」。

口訣第一步、收集:透過軟體或記事本建立一個『收集籃』,把收集到的資訊或代辦事項放進去。

口訣第二步、處理:利用零碎時間去處理『收集籃』,找出沒價值的項目後刪除;把不用做的事情歸檔,方便未來搜尋;把需要別人去做的事情立即指派,歸檔到『已指派:新任務』;把自己要做的事情放到『收集籃』的『下一步行動:新任務』的歸類裡,不需要這時候馬上去做。

口訣第三步、回顧:每天回顧『收集籃』內的下一步行動和已指派的任務,確認一下進度後更新進度標示,比方說『已指派:處理中20%』或『下一步行動:50%』,不一定是使用百分比,最好是設計能具體想像進度狀況的識別用詞,比方說評估中、處理中、驗證中...等。

處理籃內應該經常保持淨空,如果做不到就要找出方法提高工作處理效率。

大腦的第二個外掛、猴子理論,讓猴子待在主人身上猴子代表責任,讓猴子好好待在團隊夥伴身上,特別要避免雙方以為猴子在對方身上而互相等待的死鎖狀況。怎樣避免呢?控制每天和團隊夥伴討論的次數,每次不超過十五分鐘,以免耽誤到自己應該要做的工作。討論過程中經常詢問團隊夥伴的意見和想法,比方說多問幾次「你覺得呢?」,但是要適時引導,別死用方法硬是要問「你覺得呢?」。如果狀況卡關了,就要動腦給團隊夥伴一點提示,如果自己也沒有想法的話,那就誠實以告,請團隊夥伴先回去想想,然後再約下次討論時間。

大腦的第三個外掛、三八理論,善用第三個八:每個人都有公平的三個八小時,一個在工作一個在休息,成功的決勝關鍵在於善用第三個八小時。如何利用這一個八小時來投資自己,並且將這八小時創造在不被打擾的情況下,就能獲得最大的投資報酬率。


二、高效工作的秘密?

這本《高效的秘密》分別告訴我們怎麼提升個人和團隊的工作效率,底下就今天得到的文章簡單整理一下筆記。

在提高個人效率的方面,我覺得這裡提到的「確信局面在自己的掌控當中」,和「給自己的行動賦予更大的意義」這兩個方法並沒什麼特別的,只是一般的小雞湯,還不如採用這篇「如何打敗分心?」裡所提到的番茄工作法還來得實用,並且拜讀這本《終結拖延症》改掉拖延的壞習慣會更有效。

在提高團隊效率中,先建立團隊表達真實想法的安全感很重要,而這一點的成功關鍵在於主管心智的成熟度,大部分主管都會表達他是一個 open-minded person,但是在他底下挖到屎搞得一身臭的人卻一大堆。

在這本《高效的秘密》在提升團隊效率中提到 Google 開會時用打勾紀錄的方式,來營造重視每個人發言的氛圍,是個很實用的方法。如果你是比較內向的主管,初期開始使用的話,不一定要公開表示這個方法,而是暗中紀錄後再邀請比較少發言的夥伴表達意見,這樣的方式或許會比較適合你。

無論如何,作為領導者你必須清楚明白,提高個人工作效率提高團隊工作效率是兩碼事,提高團隊工作效率完全是領導者的責任,別把這隻猴子放到團隊夥伴身上。

2017-08-14 補充:關於這本《高效的秘密》今天在博客來找到繁體中文版《為什麼這樣工作會快、準、好:全球瘋行的工作效率升級方案,讓你的生活不再辛苦,工作更加省時省力》(博客來購書連結備用購書連結


三、高才低就未必沒前途!

<脆弱也是領導力的一個特質>

想當一個完美而無所不能的領導者是很危險的,你可能會養出一個弱雞團隊,也會讓自己成為組織發展的最大瓶頸。承認自己脆弱的一面,將脆弱轉轉化成領導力的特質,可以讓團隊夥伴與你更親近,而且也會讓他們找到自己重要的地位。更聰明的領導者會以示弱的方式,來安排位置給適合的夥伴,以此組合出合作無間的戰隊。別讓個人英雄主義的虛榮心埋下毀滅的種子。

<烤熟的鵝>

中間主管寧願保持現狀,不希望創新帶來的風險影響現有的地位。他們就像「烤熟的鵝」一樣,既沒有高層的整體視野和戰略能力,也缺乏一線員工對具體業務、用戶情況的直接感知,因此成為公司裡沒神經的夾心層,是組織資訊傳導過程中電阻值最大的一塊區域,活化這塊區域就能提升組織的創新力。

<高才低就未必沒前途>

高才低就未必沒前途,優秀員工一旦掌握本職工作之後,常常會有成效地運用剩餘的時間,比方說重新思考更好的方法把工作做得更完美。所以,能安排高才低就職務的公司,往往可以讓公司保持業界領先。

轉載自:藍色小惡魔 - 魔窟《每天得到》